MENSAJE ELECTRÓNICO
CONTENIDO
·
INTRODUCCIÓN
·
OBJETIVOS
·
MENSAJE ELECTRÓNICO
·
INTRODUCCIÓN
El mensaje
electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más
usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Este medio se
puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y
cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido,
razón por la cual se recomienda tener en cuenta las disposiciones de esta guía
para cada uno de estos casos.
el objetivo de este trabajo es hacer de manera correcta
el documento denominado mensaje electrónico ya que estos son de una gran
utilidad para nuestro futuro laboral
MENSAJES
ELECTRÓNICOS
El mensaje
electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más
usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Este medio se
puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y
cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido,
razón por la cual se recomienda tener en cuenta las disposiciones de esta guía
para cada uno de estos casos. Para más información, véase el
Anexo B
(Informativo).
Para
garantizar el éxito en el intercambio del correo electrónico, se presentan las
siguientes sugerencias. Se recomienda a las organizaciones que disponen de
Internet y servicios de correo electrónico, reglamentar su utilización y
asignar responsabilidades con base en usuarios debidamente autorizados, para el
manejo de correo tanto masivo como institucional.
NOTA Para
efectos de acceso y uso de los mensajes de datos, comercio electrónico y firmas
digitales véase la
Ley 527 de
1999 y demás normas relacionadas.
CARACTERÍSTICAS
DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
PARTES
De acuerdo
con las plantillas que vienen definidas en la mayoría de los servicios de la
Internet, a continuación se identifican las partes del correo electrónico.
Encabezamiento
De (From): informa a los receptores quién es
el remitente del mensaje.
Para (To):
indica la dirección del destinatario.
Asunto
(Subject): es el resumen que da una idea, por adelantado, de lo tratado en el
correo. Se recomienda una frase corta y lo más descriptiva posible del
contenido del mensaje.
NOTA La fecha
la suministra el servicio de correo electrónico.
Cuerpo del
texto
Se recomienda
que el saludo y la despedida sean como en una carta normal.
Se sugiere
escribir el mensaje, teniendo en cuenta las reglas básicas de ortografía
(tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras).
Se aconseja
incorporar una firma al final de cualquier mensaje, aunque sólo sea el nombre.
También puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono y
la extensión, entre otros.
RECOMENDACIONES
Se recomienda
no utilizar el correo electrónico para resolver temas complejos.
NOTA El
correo electrónico es para transmitir información, no se usa para resolver
problemas complejos, ya que la comunicación y la retroalimentación son lentas y
limitadas.
Se recomienda
no participar en cadenas de mensajes.
NOTA Este
tipo de mensajes consumen recursos de la red y del correo que son costosos y
adicionalmente distraen del trabajo. Generalmente, este tipo de correos se usa
para recoger direcciones electrónicas y para luego enviar mensajes de
propaganda o de todo tipo (spam); también son muy usados para propagar virus.
Se recomienda
utilizar las letras mayúsculas sólo en los casos necesarios, como lo recomienda el libro Ortografía de Real
Academia Española.
Antes de
contestar un mensaje individual o a través de una lista, se debería tener en
cuenta lo que se va a contestar y lo que es imprescindible para entender el
contexto del mensaje.
Se recomienda
identificar claramente la persona a quien se enviará el correo. Es importante
recordar que existen nombres parecidos u homónimos.
Se recomienda
utilizar el campo con copia oculta (CCO), cuando se envíe o se responda un
mensaje que incluya múltiples direcciones, o cuando se envíen mensajes que
incluyan muchas personas o grupos corporativos. Esto con el fin de no publicar
las direcciones de correo y que después se utilicen para enviar correos basura.
Se deberían
utilizar con prudencia las listas de direcciones. Se recomienda no enviar
copias de correo electrónico a personas que no necesitan un mensaje
determinado.
Se recomienda
ser breve. Se sugiere pensar en el tiempo del destinatario y en los costos de
la comunicación. Los mensajes deberían ser cortos y concisos.
Se debería
tener cuidado con los archivos adjuntos; se recomienda no adjuntar archivos con
virus o con un tamaño que no pueda recibir o descargar el destinatario.
Se recomienda
no utilizar formatos o codificaciones propios de los mensajes, sino los
compatibles con la Internet, porque hay que tener en cuenta que no todos los
usuarios utilizan el mismo programa de correo electrónico ni su mismo sistema
operativo.
NOTA 1 Se
recomienda tener el menor número posible de mensajes en la bandeja de entrada,
para ello se sugiere crear carpetas personales. Estas carpetas se pueden
organizar por temas, labores, proyectos, mensajes pendientes, años, entre
otros.
NOTA 2 Cuando
el software no reorganice el texto se sugiere dar formato al mismo, con una
resolución del 75 % ciento del zoom para facilitar la impresión.
NOTA 3 Se
recomienda tener conciencia de que el correo electrónico puede ser archivado y
bajo ciertas circunstancias no ser confidencial.
NOTA 4 Se
puede enviar correos masivos, a toda una comunidad como especie de circular.
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