INFORMES
CONTENIDO
·
INTRODUCCION……………………………………………………….3
·
OBJETIVOS…….………………………………………………….……4
·
INFORMES …………………...………..………………………….……5
·
EJEMPLO……………….……………………………………………...11
·
CONCLUCIONES……………..………………………………………14
INTRODUCCIÒN
La expedición de informes está a cargo de funcionarios o
empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus
funciones. Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con
las normas internas de la organización.
OBJETIVOS
El objetivo de este trabajo es hacer de manera correcta el
documento denominado informes ya que estos son de una gran utilidad para
nuestro futuro laboral
INFORMES
La expedición de informes está a cargo de funcionarios o
empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus
funciones. Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con
las normas internas de la organización.
NOTA Esta disposición se debe tener en cuenta de acuerdo
con las políticas de costos de cada organización. Si es necesario, se
recomienda elaborar documento remisorio al presentar los informes
administrativos, ya sea que se envíen por intranet o correo electrónico. Cuando
existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación,
descripción o aclaración dentro del texto (véase el numeral 4.5.8.1).
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
En los informes se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
- tratar un solo tema por informe;
- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
- usar tratamiento respetuoso y cortés;
- redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió);
- utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los
manuales de cada organización;
- disponer el orden en que se van a describir y contar
las actividades realizadas, y
- elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono
para presentar los hechos.
En relación con la numeración de páginas para todos las
clases de informe, se recomienda tener en cuenta lo establecido en el numeral
5.1.3 de la NTC 1486.
UTILIZACIÓN DEL INFORME
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda
que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:
- regular o aclarar una situación;
- informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer
requerimientos;
- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
- reiterar una información, un requerimiento o solicitud
urgente;
- impugnar o corregir una situación, y
- presentar detalles sobre un aspecto determinado.
CLASES DE INFORMES
Los informes pueden ser:
a) resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas,
b) informe corto, que consta de una a 10 páginas y
c) informe extenso, de 11 páginas en adelante.
Existen informes periódicos y esporádicos, de acuerdo con
los requerimientos de la entidad.
Entre ellos tenemos: comerciales, técnicos, de actividad,
de gestión, de proyectos, de investigación o financieros.
Resumen ejecutivo
Este tipo de informe breve se usa para:
- informar sobre el desarrollo de un evento
organizacional,
- dejar constancia del procedimiento realizado durante la
verificación de asuntos administrativos,
- reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una
reunión,
- dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas
administrativas o de verificación,
- presentar resumen de un proceso de evaluación y
certificación,
- elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de
un equipo (maquinaria), grupo de personas o de un individuo.
Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se
remplaza por un encabezamiento. Se recomienda que el resumen incluya:
- encabezamiento, conformado por razón social,
dependencia, número o código, título, lugar de origen y fecha de elaboración;
- autoría del resumen ejecutivo;
- objetivos;
- numerales o temas;
- conclusiones y recomendaciones, y
- firma.
Encabezamiento
Está compuesto por los elementos que se describen a
continuación
Razón social
Sólo se escribe cuando el papel o soporte no tiene
membrete que identifique a la organización. En este caso se ubica dentro de los
tres o cuatro centímetros del margen superior de la hoja, contra el margen
izquierdo y en mayúscula sostenida.
EJEMPLO CENDAP LTDA.
Dependencia
Corresponde a la sección, departamento o división donde
se origina el resumen. Se escribe dejando de cero a una interlínea libre del
margen superior de la hoja (3 cm ó 4 cm), con mayúscula inicial y sobre el
margen izquierdo.
Código
Cuando exista código de la dependencia o codificación
especial de los informes (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea
de la dependencia. Véase el numeral 4.5.2.
EJEMPLO Departamento de Capacitación DC-048
Título
Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se
escribe a dos interlíneas libres de la dependencia, con mayúsculas y centrado.
EJEMPLO CAPACITACIÓN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA
LABORAL
Lugar de origen y fecha de elaboración
Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 ó 3
interlíneas libres del título, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos
(:). Véase el numeral 4.5.3.
Autoría del resumen ejecutivo
Contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial,
seguido de dos puntos, se escribe a dos interlíneas libres de la fecha,
precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable. Los
datos de la fecha de elaboración y del responsable del resumen se tabulan a dos
espacios de la expresión más larga.
En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay
autor y coautor, aparecen en ese orden; si están en igual condición de autoría,
se relacionan por orden alfabético de apellido.
Objetivo
El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos
que describen, en forma breve, el propósito de los mismos. Se pueden enunciar
en un solo párrafo o presentarlos así: De dos a tres interlíneas libres del
último responsable del resumen y sobre el margen izquierdo, se escribe la
palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayúscula sostenida. En caso de
requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el
margen izquierdo. Cuando hay varios objetivos, se enumeran y enuncian a
interlineación sencilla, conservando la tabulación.
EJEMPLO 1
OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de
evaluación en la norma de Servicio al Cliente.
EJEMPLO 2
OBJETIVOS:
1. Cumplir con requisito exigido para acta final de
contratación
2. Elaborar informe o resumen que abarque el proceso
completo de la capacitación con base en competencias laborales.
3. Presentar conclusiones
sobre...
4. Hacer recomendaciones para...
Temas o numerales
El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios
temas precisos y sucintos. Si es más de uno, se enumeran y enuncian. Se inician
a dos interlíneas libres después del último renglón del párrafo anterior y
después del título, se deja una interlínea libre para digitar el texto
correspondiente.
EJEMPLO 1 (De capítulo sin enumerar)
SENSIBILIZACIÓN Y DESARROLLO DEL PROCESO
Como parte esencial de la capacitación fue necesario
realizar la sensibilización de todos aquellos preseleccionados...
EJEMPLO 2 (De numeral y título)
1. SENSIBILIZACIÓN E INICIO DEL PROCESO
La sensibilización tuvo lugar el lunes 17 de marzo de
2009, de 8 a 11 de la mañana. Asistieron 50 personas, de las cuales se
seleccionaron 20. ...
2. CAPACITACIÓN Y EVALUACIÓN
Se envió el programa y horarios respectivos, además del
plan de evaluaciones ...
Páginas subsiguientes Cuando se necesitan dos o más hojas
deben identificarse
Conclusiones
Es fundamental que las palabras conclusiones,
recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas
y contra el margen izquierdo, dos interlíneas libres del último renglón del
texto. La primera línea de escritura se inicia a dos interlíneas del título.
Nombres, cargos y firmas
Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o
autores lo deben firmar. El nombre se anota en mayúscula sostenido, de cuatro a
cinco interlíneas libres del último párrafo y a continuación se escribe el
cargo. Si son necesarias varias firmas, éstas se distribuyen a criterio de los
autores, una debajo de l otra o por parejas; en el segundo caso, si el número
de firmas es impar, la última se escribe centrada.
Rúbrica
Según el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por
seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las
hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo.
Líneas especiales y otros elementos esenciales para la
documentación organizacional
Véanse los numerales 4.5.8 al 4.5.11 de esta guía. Para
las demás líneas especiales, se deja una interlínea libre entre cada uno de los
bloques.
EJEMPLOS
Departamento
de Capacitación DC – 048
CAPACITACIÓN CON BASE EN NORMAS DE
COMPETENCIA LABORAL
Fecha: Medellín, 30 septiembre de 2009
ELABORADO
POR: John Alberto Correa Zapata
Juan Gonzalo
Donado Perea
1. OBJETIVOS
1.1 Cumplir
con requisito exigido para la terminación del contrato como Facilitador de
Acompañamiento.
1.2 Elaborar
resumen sobre el proceso, desde su inicio hasta el final.
1.3 Presentar
conclusiones.
1.4 Hacer las
recomendaciones del caso.
2. RESUMEN
Después de
firmar el contrato por prestación de servicios como facilitadores y siguiendo
instrucciones del Director Ejecutivo de CENDAP, se desarrollaron las siguientes
actividades:
• Julio 18 de
2009: Inicio del contrato, se concertó reunión para el 22 de enero y confirmar
las fechas de las capacitaciones en cada ciudad.
• Julio 22 de
2009: Reunión en Gestión Humana con el Psicólogo Juan Pérez Ruiz para enviar
convocatorias el 25 de enero reconfirmando fechas y horarios.
• Las
capacitaciones se llevarían a cabo entre el 1 de julio y el 15 de agosto de
2009.
• Cada
entidad facilitaría las aulas requeridas, confirmando antes del primero de
julio.
Resumen
ejecutivo DC - 048 2
2.1
SENSIBILIZACIÓN E INICIO DEL PROCESO
Todo se
realizó entre el 29 de junio y 28 de julio de 2009. El 21 de julio de 2009 se
solicitó la auditoría, la cual se programó para el 12 de agosto de 2009, a las
15:00 horas, en el aula máxima de CENDAP en esta ciudad. Para esta actividad se
dedicó el día 29 de junio, desde las 08:00 horas hasta las 18:00 horas y enviar
las sensibilizaciones a través de Internet. Se hizo el registro correspondiente
de las personas inscritas, se atendieron las inquietudes de los responsables en
cada ciudad para advertir que se trataba de capacitación y evaluaciones
escritas con el debido acompañamiento de los facilitadores.
Durante el
inicio y al final de la sensibilización se contó con la participación de todos
los responsables en cada ciudad, de varios inscritos a las capacitaciones y de
otras personas interesadas. Cada grupo quedó conformado entre 20 y 25 participantes,
todos ellos debidamente registrados y quienes se encuentran laborando en las
empresas y entidades afiliadas a CENDAP, con el cumplimiento de todos los
requisitos. Se presentaron algunas deserciones por calamidad doméstica. Se dejó
constancia en las actas respectivas.
Véase anexo
detallado de las ciudades en las cuales se dictó la capacitación:
Antioquia:
Medellín, Itagüí, Sabaneta, Envigado
Caldas:
Manizales, Chinchiná
Risaralda:
Pereira, Santa Rosa de Cabal
Quindío:
Armenia
2.2
DESARROLLO DEL PROCESO
En la
sensibilización se explicó el diligenciamiento de los registros y las diferentes
evidencias que debían tener para la primera visita en cada puesto de trabajo.
El orden del proceso fue el siguiente: registro de inscripción y reportes a
CENDAP. Luego se hicieron las llamadas telefónicas para concertar, en cada
ciudad, la fecha y hora de las capacitaciones sobre producción documental
(carta, circular y otros documentos organizacionales), además de las técnicas
archivísticas para la organización de documentos según normas de competencia
laboral. Se procedió a la evaluación escrita. Se hicieron las acciones
correctivas en cada caso y se concertó, con cada grupo, el plan de evaluación
definitivo. Se aplicó el mismo procedimiento en el área de archivística para
finalizar con la evaluación sobre conocimientos.
Resumen
ejecutivo DC - 048 3
3.
CONCLUSIONES
• El proceso
se inició según fechas asignadas.
• Faltó
comunicación entre los facilitadores y el coordinador para evitar los
inconvenientes que se presentaron.
• Hubo
problemas con las ayudas audiovisuales, pero se corrigieron.
• La mayoría
de candidatos no toman el proceso en serio.
• Falta más
sensibilización para que tomen conciencia de que son normas para comprobar la
competencia laboral de cada uno.
4.
RECOMENDACIONES
• Aclarar
cualquier duda antes de iniciar cada proceso y reafirmar procedimientos.
• Hacer
reunión de retroalimentación con el Coordinador y demás facilitadores para
intercambiar experiencias.
• Para
economizar tiempo y dinero se requiere que los facilitadores tengan espacio y
equipos adecuados; que todos le den más importancia al proceso de capacitación.
JOHN ALBERTO
CORREA ZAPATA JUAN DONADO PEREA
Facilitador
de Acompañamiento Facilitador
de Acompañamiento
Copia:
Doctora Natalia Castaño, Asistente de Dirección
Anexos:
cuatro (ocho folios)
Redactor: Juan Gonzalo Donado
Transcriptor:
Julia Marcela Correa
CONCLUCIONES
v está
a cargo de funcionarios o empleados autorizados
v se
elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de la
organización.
v Es algo
muy útil para la sociedad
0 comentarios:
Publicar un comentario