ACTAS
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVOS
3. ACTAS
4. EJEMPLO
5
INTRODUCCIÓN
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación
específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico
e histórico desde el momento de su creación. De acuerdo con la importancia o
características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo
ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar
presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en
papel con membrete.
OBJETIVOS
El objetivo de este trabajo es hacer de manera correcta
el documento denominado circulares ya que estos son de una gran utilidad para
nuestro futuro laboral
ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación
específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico
e histórico desde el momento de su creación. De acuerdo con la importancia o
características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo
ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar
presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en
papel con membrete.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne.
Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o
extraordinario. Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una
reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes. Las
actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben
redactarse entiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se
recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar
errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en
las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún
participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.
La presentación de originales y copias debe ser impecable,
sin borrones ni repisados. Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número
de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se
registran los resultados y los nombres completos. Se indica el nombre de la
persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes
se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de
los asistentes, se hace con su nombre completo.
UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS
Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido
y acordado en una reunión o situación específica.
CLASES DE ACTAS
Existen varias clases de actas entre las cuales se
destacan:
- actas de comités,
- actas del concejo municipal,
- actas de consejos,
- actas de junta directiva,
- actas de asambleas,
- actas de reuniones administrativas,
- actas de levantamientos de cadáveres,
- actas de baja de inventarios,
- actas de eliminación de documentos,
- actas de sociedades y
- actas de entrega.
PARTES
Título
El título está conformado por el nombre del grupo que se
reúne. Se ubica centrado a una o dos interlíneas libres del margen superior.
EJEMPLO REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Denominación del documento y número
A una o dos interlíneas libres se ubica la palabra acta,
en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le
corresponda.
EJEMPLO ACTA 001
NOTA Se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura
(No.)
Encabezamiento
El encabezamiento está conformado por las palabras fecha,
hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula
sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados después de dos espacios
siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, en mayúscula sostenidas.
Lugar de origen y fecha de la reunión
Contra el margen izquierdo, a dos o tres interlíneas
libres de la denominación del documento, se escribe la palabra fecha, en
mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente sea nota la ciudad o
municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha. Véase el numeral 4.5.3.
EJEMPLO FECHA: Bogotá D.C., 15 de mayo de 2009
NOTA En caso de sociedades que registran sus actas ante
una entidad competente, se indican: el lugar, la fecha
Y la hora de la reunión, además de la forma y antelación
de la convocatoria (véase el Artículo 431 del Código de Comercio).
Hora
Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la
fecha se escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión.
EJEMPLO De las 09:00 horas a las 16:00 horas
Lugar
Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la
hora se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunión.
EJEMPLO 1 ICONTEC, Sala Nevados
EJEMPLO 2 Hotel El Barón, Salón Diamante
Asistentes
Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre del
lugar se escribe la palabra asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos (:). Al frente, se escribe el título o vocativo seguido de los nombres y
apellidos completos con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo
que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se
sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual
jerarquía, los nombres representan en orden alfabético por apellidos.
EJEMPLO 1 ASISTENTES: Eduardo Casas Burgos, Presidente
María Teresa Peña Beltrán, Vicepresidenta
En reuniones o comités, integrados por personas de igual
jerarquía y pertenecientes a diferentes organizaciones, se recomienda seguir el
orden alfabético por entidades.
EJEMPLO 2 ASISTENTES: Óscar Javier Solano, ANDES LTDA.
Jesús Alberto Alcázar Jiménez, Internacional S.A.
Rocío Betancourt Ruiz, Mundial de Vestidos S.A.
En comités internos, en los que el cargo en la entidad
cuenta para la reunión, el orden alfabético se aplica por dependencias. Si hay
varias personas de una misma dependencia se escriben en orden jerárquico.
EJEMPLO 3 ASISTENTES: Carlos Amaya Gamarra, Jefe de
División Administrativa
María Campos Serrano, Jefa de División Financiera
Cuando sea extensa la información correspondiente a los
asistentes, esta última se ubicará en el renglón siguiente alineada. Cuando
varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de la reunión, se
podrán enunciar con un subtítulo común a interlineado sencillo.
EJEMPLO 4 ASISTENTES: Luis Felipe Avendaño García,
Presidente Sala
Consejeros principales:
Ernesto Álzate García
Adela Martínez de Plata
Consejeros suplentes:
Martha Bermúdez Martínez
Óscar Cardona Vega
Representaciones
En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una
persona lleva la representación de otra:
a) En caso de reuniones de sociedades que registran sus
actas en la entidad competente, se indica el número de derechos propios o
ajenos representados y tratándose de sociedades por acciones, el número de
acciones suscritas, para efectos de verificación de quórum legal o estatutario.
b) En reuniones o comités organizacionales internos, se
aclara cuándo una persona asiste por derecho propio y que además lleva la
representación de otra. Dicha persona sea nota dos veces: como asistente y como
representante.
c) En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener
en cuenta que si los socios concurren a través de apoderado, debe escribirse el
nombre de éste, y si el socio accionista es una persona jurídica o un incapaz,
se indica en qué calidad actúa su representante. Para más información, véase la
Circular D-001/91 de la
Superintendencia de Sociedades.
EJEMPLO 1 ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario
Mario Restrepo en representación de Alberto González,
Vocal
NOTA 1 Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una
lista aparte, que se incluye como primer anexo en electa.
EJEMPLO 2 ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)
NOTA 2 Es opcional utilizar una tabla para listar los
asistentes, siguiendo los parámetros establecidos.
8.4.3.6 Invitados
A continuación de la lista de asistentes, a una
interlínea libre del último nombre se escribe la palabra invitados, si los hay,
en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo.
Los nombres y apellidos completos se escriben con mayúscula inicial, a
interlineación sencilla y después del tratamiento.
EJEMPLO INVITADOS: María Jimena Sánchez López, observadora
Josefina Vélez Mejía, asistente administrativa
Ausentes
Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y
seguida de dos puntos (:) se escribe la palabra ausentes, si los hay, a una
interlínea libre del último nombre. Es conveniente indicar silla ausencia es
justificada o no.
EJEMPLO AUSENTES: Pedro Noriega Rodríguez, Secretario
(con excusa)
Javier Suárez Quintero, Delegado (sin excusa)
Orden del día
Contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del
último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día,
seguida de dos puntos (:). A una interlínea libre y contra el margen izquierdo,
se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial,
identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo.
Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y
subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla.
Entre tema y tema se dejan dos interlíneas libres.
Desarrollo
Contra el margen izquierdo, a una o dos interlíneas libres
del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra desarrollo,
seguida de dos puntos (:). A dos interlíneas libres y contra el margen
izquierdo, se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.
A una interlínea libre del título del tema se inicia el
desarrollo del texto correspondiente, escrito interlineación sencilla entre
renglones y doble entre párrafos. Para escribir el numeral y tema siguiente se
dejan dos interlíneas libres, separando los párrafos de cada numeral con una interlínea
libre.
La primera actividad debe ser la verificación del quórum,
teniendo en cuenta la disposición e internas de la organización. La segunda
actividad debe ser la lectura, discusión y aprobación del acta anterior, donde
sindica si fue aprobada y se anotan las modificaciones que se presenten. De
acuerdo con el orden del día planteado y aprobado para la reunión, se registran
los temas tratados, haciendo énfasis en las decisiones aprobadas. Generalmente,
la última actividad corresponde a las proposiciones y varios.
Compromisos
Se recomienda implementar el uso de un instrumento de
recordación de actividades, tareas o compromisos asumidos en la reunión,
especificando número de acta, actividades, compromiso so tareas, responsable
(s), fecha límite de la realización y observaciones.
Convocatoria
Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra
convocatoria en mayúscula sostenida ,a tres interlíneas libres del último
renglón del texto contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida
de dos puntos (:). A continuación, se escribe el lugar, la dirección, la fecha
ya hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede, se indica el lugar.
EJEMPLO CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en
la oficina de Barranquilla, Carrera 54 74-68,
Salón Diamante, el 17 de abril de 2010, a partir de las
09:00 horas.
Firmas, nombres y cargos
El nombre completo de los firmantes responsables se
escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro a cinco
interlíneas libres a partir de la última línea del acta. El cargos escribe a
interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar. Los
nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el
de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el
mismo renglón hacia la derecha.
EJEMPLO
MANUEL CHACÓN CORREA JUAN CAMILO VÉLEZ CANO
En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de
cuatro a cinco interlíneas libres uno
del otro, distribuidos por pares y en orden alfabético de su primer
apellido. Si el número de firmas es impar, la última se centra.
En el caso de necesitar varias hojas para firmantes, se
escribe la expresión
EJEMPLO
ACTA-1
FECHA: Ibagué, 20 de julio del 2009
HORAS: de las 17:00 a las 19:00 horas
LUGAR: salas de juntas
ASISTENTES: Julio Cubillos Gómez, Presidente
Raúl Benítez Flórez, Vicepresidente
Hernando Tobón Hoyos, Tesorero
Graciela Urrea Jara, Secretaria
Vocales:
Jorge Sepúlveda Ospina
Carlos Meneses Luján
INVITADOS:
Santiago Londoño Escobar, Asesor
AUSENTES: Carlos García Muñoz, Vocal (sin excusa)
ORDEN DEL DÍA
1. Verificación del quórum
2. Lectura y aprobación del acta anterior
3. Estudio y solicitudes de préstamo
4. Proposiciones y varios
DESARROLLO
1. Verificación del quórum
El presidente dio comienzo a la reunión al verificar que
se contaba con el Quórum reglamentario para deliberar.
2. Lectura y aprobación del acta anterior
La secretaria leyó el Acta 010 de la reunión del 2 de
abril de 2009, la cual fue aprobada sin modificaciones.
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