MEMORANDOS
CONTENIDO
·
INTRODUCCIÓN
· OBJETIVOS
· MEMORANDOS
EJEMPLO
· CONCLUSIONES
INTRODUCCIÓN
Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir
información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales,
nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la
organización.
OBJETIVOS
El objetivo de este trabajo es saber la manera correcta
de elaborar un documento llamado memorandos ya que este puede ser muy útil para
nuestra vida futura
MEMORANDOS
Son comunicaciones escritas que se utilizan para
trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales,
regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación
jerárquica de la organización.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
- utilizar los formatos normalizados en los manuales de
cada organización;
- redactar en forma clara, breve, directa, sencilla,
cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural;
- distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y
- tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO
El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:
- informar sobre un hecho en forma breve;
- expresar necesidades;
- hacer requerimientos;
- regular o aclarar una situación;
- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
- dar respuesta a una comunicación recibida;
- reiterar información, requerimiento o solicitud
urgente;
- conocer detalles sobre un aspecto determinado;
- impugnar o corregir una situación;
- confirmar eventos ocurridos o pendientes;
- solicitar o remitir información, documentos u objetos;
- felicitar, invitar o convocar a reuniones no
protocolarias, y
- hacer llamados de atención, entre otros.
PARTES
Encabezado
Denominación del documento: De cero a una interlínea
libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en
mayúscula sostenida y centrada.
Encabezamiento: Está conformado por las palabras para (es
decir, destinatario), de (es decir, remitente) y asunto, todas escritas en
mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos
interlíneas libres y seguidas de dos puntos (:). Los datos del destinatario y
remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos
de la palabra asunto.
Destinatario y remitente: A dos o tres interlíneas libres
de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la
preposición para en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente
se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a
una interlínea libre se ubica la preposición de, en mayúscula sostenida,
seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del remitente, con
mayúscula inicial. Para su escritura se utilizan las siguientes opciones:
a) Primera opción.
Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este
último separado por coma.
Remitente: nombre y cargo separados por coma.
En este caso se omite al final del texto el nombre
mecanografiado o digitado del remitente y sólo aparece su firma. No se traza
raya alguna para delimitar la firma.
EJEMPLO PARA: Doctora Alicia García Pérez, Secretaria
General
DE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccional
b) Segunda opción
Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este
último separado por coma.
Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.
En este segundo caso, la firma del remitente aparece
sobre el nombre mecanografiado
o digitado al final del texto, con mayúscula inicial y
conservando el estilo elegido.
EJEMPLO PARA: Señora
Clara Rodríguez Orozco, Secretaria General
DE: Jefe Oficina Jurídica
c) Tercera opción
Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente.
Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente. En esta opción, la firma del
remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del
texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO PARA: Jefe División Financiera
DE: Jefe de Contabilidad
Asunto
Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a una
interlínea libre de la preposición de (remitente). Véase el numeral 4.5.5.
Texto
Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto,
puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea
libre entre párrafos. Para efectos de presentación y redacción
4 Despedida
Se recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres
del texto; su ubicación varía según el estilo elegido. Para utilizar las
despedidas más usuales, véase el Anexo A (Informativo).Remitente y firmas
responsables
Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el
encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco
interlíneas libres de la despedida, con mayúscula sostenida. La firma se ubica
en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos reescriben
de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo
deberíaaparecer la firma del remitente.
EJEMPLOS
CIRCULAR 004
DG - 1 – 059
Bogotá D.C., 11 de abril de 2009
PARA COORDINADORES DE CAPACITACIÓN
ASUNTO: Compendio actualizado
Cordial saludo, señores coordinadores. Les comunicamos
que la edición actualizada sobre documentación organizacional será publicada en
el presente año. Así mismo, informamos que para obtener ejemplar original lo
pueden adquirir en las oficinas de ICONTEC o en las librerías autorizadas.
El objetivo del Instituto Colombiano de Normas Técnicas
es presentar recomendaciones para la elaboración de diferentes tipos de
documentos que se generan en las organizaciones y proyectar una adecuada imagen
corporativa.
Su actualización se hace periodicamente y se informa a
nuestros usuarios, con el fin de evitar la adquisición de: plagios, ejemplares
sin actualizar o adulterados.
Hasta nueva comunicación.
PEDRO VARGAS
GOMEZ
Director General
Transcriptor: Martha Ramírez
CONCLUSIONES
Se utilizan para trasmitir una información
Es algo muy útil para nuestra vidas
Nos ayuda a hacer las cosas como son
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