CARTAS
CONTENIDO
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INTRODUCCIÓN
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OBJETIVOS
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MEMORANDOS
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EJEMPLO
·
CONCLUSIONES
INTRODUCCION
La expedición de cartas u oficios está a cargo de
funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el
cumplimiento de sus funciones. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o
A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar
preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se
recomienda que sólo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página,
las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001. Cuando
existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación,
descripción o aclaración dentro del texto.
OBJETIVOS
El objetivo de este trabajo es saber la manera correcta
de elaborar un documento llamado cartas ya que este puede ser muy útil para
nuestra vida futura
CARTAS
La expedición de cartas u oficios está a cargo de
funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el
cumplimiento de sus funciones. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001. Se
recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o
A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar
preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se
recomienda que sólo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página,
las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001. Cuando
existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción
o aclaración dentro del texto.
CARACTERÍSTICAS DE
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales
informar y persuadir a su destinatario,
Para ello se recomienda tener en cuenta:
- tratar un solo tema por comunicación;
- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
- usar tratamiento respetuoso y cortés;
- redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento
de usted en singular o plural;
- emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
- utilizar los formatos normalizados en los manuales de
cada organización, y
- distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
UTILIZACIÓN DE LA CARTA
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen
los siguientes usos:
- informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer
solicitudes;
- regular o aclarar una situación;
- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
- dar respuesta a una comunicación recibida;
- reiterar una información, un requerimiento o solicitud
urgente;
- solicitar detalles sobre un asunto determinado;
- impugnar o corregir una situación;
- confirmar eventos ocurridos o pendientes
- solicitar o remitir información, documentos u objetos;
- ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias;
- felicitar, invitar o convocar, y
- hacer llamados de atención, entre otros.
CLASES DE CARTAS U OFICIOS
Independientemente del estilo y según su contenido,
existen varias clases, entre las cuales se destacan:
- organizacionales: se producen en el desarrollo de las
actividades de la organización;
- oficiales: se producen en las oficinas públicas y
organizaciones del Estado, y
- personales: se producen entre quienes se conocen, en
ellas se permite utilizar un lenguaje informal.
PARTES DE LA CARTA
Código: Véase el numeral 4.5.2.
Lugar de origen y fecha de elaboración: Véase el numeral
4.5.3.
Destinatario: A partir del lugar de origen y la fecha de
elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la
extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, de
acuerdo con el tipo de documento.
Es importante que los datos del destinatario se dirijan
en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si no es posible
obtener el nombre, se envía a la dependencia u oficina responsable. Está
conformado por los siguientes componentes:
Denominación o título académico
Se escribe en la primera interlínea libre. Véase el Anexo
A (Informativo).
Nombre del destinatario: Se ubica en la segunda
interlínea libre.
Cargo: Se ubica en la tercera interlínea libre.
Organización: Se escribe en la interlínea libre siguiente
al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social,
sigla o acrónimo.
En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con
mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la
entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que
pueda contener la razón social. Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula
sostenida, a menos que la organización lo haya registrado de manera diferente.
Dirección
De acuerdo con el medio a través del cual se realice el
envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de
nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan
abreviaturas.
Para designar el número en la dirección se recomienda
dejar tres espacios entre la designación Principal y la nomenclatura. Cuando la
dirección contiene información complementaria como Bloque, interior,
apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la Palabra
completa.
Nombre del lugar
de origen
Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio
u otros, por su nombre y se escribe el Departamento separado por una coma.
Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario
escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos La ciudad o
Presente.
País
Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre
del país en la misma interlínea libre del lugar de origen (ciudad o municipio)
o en la interlínea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos. Sólo
cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen
como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenidas
Asunto
Se recomienda escribirlo de dos a tres interlíneas libres
de los datos del destinatario. Para efectos de esta sección, se recomienda
tener en cuenta los lineamientos del numeral 4.5.5.
Saludo: Como saludo independiente, se escribe a una o dos
interlíneas libres después del asunto. Si se desea utilizar los saludos más
usuales, véase el Anexo A (Informativo).
Texto: Comienza a una o dos interlíneas libres del asunto
o del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo;
a una interlínea libre entre párrafos y para efectos de redacción y
presentación véase el numeral 5.1.
Despedida: Se escribe a una o dos interlíneas libres del
texto. Para utilizar las despedidas más usuales, véase el Anexo A
(Informativo).
Remitente y firmas responsables: Los datos del remitente
están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a
cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se
escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. La firma debe
ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican
de acuerdo con el estilo elegido.
Páginas subsiguientes; Para su presentación recomienda utilizar el encabezado como los que
se presentan en el ejemplo.
EJEMPLO
CNI - 8 - 012
Bogotá D.C., 11 de febrero
de 2009
Señor
GERMÁN CANO MORA
Jefe Departamento Recursos
Humanos
Capacitación Empresarial
S.A.
Asunto: Modelo partes
mensaje comercial
Cordial saludo, señor Cano:
Este modelo de carta escrita
en estilo bloque extremo es uno de los más Usados en la comunicación
organizacional.
Es necesario que el
contenido transmita la idea en forma: clara, precisa, Coherente, concisa y
ordenada para cumplir con los objetivos de informar Y persuadir. Se sugiere que
el texto no tenga más de tres párrafos en Cartas de un solo folio. Se adjunta
literatura de la Real Academia Española. Al observar este modelo, identificará
las partes fundamentales y opcionales Que se requieren para la comunicación
efectiva.
Al observar este modelo,
identificará las partes fundamentales y opcionales Que se requieren para la
comunicación efectiva.
Hasta la próxima oportunidad
MARIA FERNANDA GOMEZ LARA
Orientadora de recursos
humanos
Anexo: uno (13 folios)
Copias: sistemas,
contabilidad
Redactor Angélica Duque
Trasmisor: María Lizarazo
DC-4
015
Bogotá D.C., 11 de abril del 2009
Señora
NIDIA
GONZÁLEZ MORA
Coordinadora
Área Bienestar
Capacitación
Empresarial S.A.
Asunto:
Modelo estilo bloque
Cordial
saludo, señora Nidia:
El estilo
bloque consiste en que las líneas del cogido, la fecha, la firma y el cargo se
ubican partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
Los datos del
destinatario, el asunto, el saludo, el texto de la carta, la despedida y las
líneas especiales se ubican contra el margen izquierdo.
Agradecemos la aplicación de la guía.
MARÍA
FERNANDA GÓMEZ LARA
Orientadora de Capacitación
Anexos: uno
(un folio)
Copia:
Recursos Educativos
Transcriptor:
Angélica Duque Gómez
DA - 5 – 007
Santiago
de Cali, 11 de mayo de 2009
Licenciado
GERMÁN DUQUE
MUÑOZ
Coordinador
Académico
Desarrollo
Talento Humano
Actualización
Empresarial S.A.
Bogotá D.C.
Asunto:
Estilo semibloque
Respetado
licenciado Duque:
Como usted
puede observar, este estilo se asemeja al estilo bloque. En cuanto a la
distribución del código, fecha, nombre del remitente y cargo se ubican desde el
centro de la hoja hacia el margen derecho.
La única
diferencia es que los párrafos llevan sangría de 5 a 10 espacios que dependen
de la elección del remitente. Para el ejemplo se aplicó una sangría de cinco
espacios.
Cordialmente,
MARIA FERNANDA
GÓMEZ LARA
Directora
Copia:
Recursos Humanos
Transcriptor:
Andrea Forero Gómez
CONCLUSIÓNES
Es una forma de saber la manera correcta de
elaborar este documento
Este trabajo nos sirve para el futuro
Es un documento que solo lo pueden hacer
personas autorizadas
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