INTRODUCCIÓN
El
conducto regular es el medio a través del cual se comunican las personas en una
organización para transmitir disposiciones, órdenes, solicitudes, consignas,
reclamaciones e informes. Se debe pensar bien qué conductos se usan para
completar las diferentes tareas: usar un conducto inapropiado puede generar
consecuencias negativas. Los mensajes complejos requieren conductos regulares
más ricos que faciliten la interacción, para así garantizar su claridad. En
esta red conocida como comunicación, un gerente se convierte en un enlace. Las
decisiones y órdenes fluyen hacia arriba, hacia abajo o hacia los lados,
dependiendo de la posición del gerente en la red de comunicación.
Objetivos
General
v Comunicar
de forma clara y concretas a la organización, para su funcionamiento eficiente
y eficaz
Especifico
v Tiene la facilidad de informar a sus gerentes, con los
empleados para saber lo que tienen, y lo que deben hacer.
v Brinda la facilidad de que los trabajadores sepan de lo
que está sucediendo en la empresa.
v También nos facilita de sobre las normas de convivencia
construida por la comunidad.
Que
es el conducto regular
El conducto
regular es el medio a través del cual se comunican las
personas en una organización para transmitir disposiciones, órdenes,
solicitudes, consignas, reclamaciones e informes. Se debe pensar bien qué conductos
se usan para completar las diferentes tareas: usar un conducto inapropiado
puede generar consecuencias negativas.
Los
mensajes complejos requieren conductos regulares más ricos que faciliten la
interacción, para así garantizar su claridad. En esta red conocida como
comunicación, un gerente se convierte en un enlace. Las decisiones y órdenes
fluyen hacia arriba, hacia abajo o hacia los lados, dependiendo de la posición
del gerente en la red de comunicación.
Un buen gerente debe inspirar, dirigir y organizar a sus
empleados de manera eficiente, y para esto las herramientas óptimas son la
palabra hablada y escrita. Para que exista un buen flujo de información y
para que un gerente pueda manejar a sus empleados, debe existir un conducto
regular efectivo.
En una
organización la información fluye hacia arriba, hacia abajo y hacia los lados.
Este flujo de información se conoce como comunicación. Los conductos regulares
se refieren a la forma en la que esta información fluye dentro de la organización
y con otras organizaciones.
Un
elemento importante del proceso de comunicación es el mecanismo de
retroalimentación entre la gerencia y los empleados.
Con este mecanismo los empleados informan a los
gerentes que han entendido la tarea que tienen entre manos. Por otro lado, los
gerentes les brindan a los empleados comentarios e indicaciones sobre el
trabajo de los mismos.
Importancia
Un quiebre en el conducto regular
conduce a un flujo ineficiente de la información: los empleados desconocen lo
que la compañía espera de ellos, no están informados de lo que está sucediendo
en la empresa.
Esto hará que sospechen de los motivos
de cualquier cambio en la empresa. Además, sin una comunicación efectiva, los
empleados se hacen más partidarios de su departamento que de la empresa,
afectando esto su toma de decisiones y productividad.
Eventualmente, esto también daña los
objetivos generales de la organización. Por tanto, para que una organización
funcione de manera efectiva, un buen gerente debe ser capaz de comunicarle a
sus empleados lo que se espera de ellos.
Igualmente debe asegurarse de que
los empleados estén al tanto de las políticas de la compañía y de cualquier
cambio futuro.
Por
tanto, los gerentes deberían implementar un conducto regular efectivo para
optimizar la productividad de los trabajadores, a fin de garantizar el buen
funcionamiento de la organización.
Tipos de conducto regular
Conductos
regulares formales: Un conducto regular formal transmite información tal como
objetivos, políticas y procedimientos de una organización. Los mensajes en este
tipo de conducto regular siguen una cadena de mando.Esto significa que la
información fluye de un gerente a sus subordinados, y ellos a su vez transmiten
la información al siguiente nivel del personal.
Conductos regulares informales: Dentro
de un ambiente formal de trabajo siempre existe una red de comunicación
informal. La estricta red jerárquica de comunicación formal no puede funcionar
eficientemente por sí misma. Por tanto, existe otro conducto regular fuera de
esta red.
Si bien este tipo de conducto regular
puede interrumpir la cadena de mando, un buen gerente debe encontrar un fino
equilibrio entre el conducto regular formal y el informal.
:
A veces la comunicación que tiene lugar
dentro de una organización es interpersonal. Si bien el acta de una reunión
pudiera ser un tema de discusión entre los empleados, los deportes, la política
y los programas de televisión también forman parte de sus conversaciones.
El conducto regular no oficial en una
organización es como un “club”. Es a través del club que circulan los rumores.
Los participantes del club conforman grupos, lo cual se traduce en amistades
fuera de la organización.
La información que circula en el club
es muy exagerada y puede causar alarma innecesaria a los empleados. Un
buen gerente debe tener acceso a la información que circula en este conducto
regular no oficial y debe tomar medidas positivas para evitar que fluya
información falsa.
Cara a cara
Cara a cara
La comunicación cara a cara o personal
es uno de los conductos regulares más efectivos que se puede utilizar dentro de
una organización.
La presencia física, el tono de voz y
las expresiones faciales ayudan a los destinatarios de un mensaje a
interpretarlo mejor.
Este es el mejor conducto para usar en mensajes complejos o
cargados emocionalmente. Permite la interacción entre el hablante y los
destinatarios para aclarar cualquier ambigüedad.
Comunicación telefónica
Se debe usar un conducto regular de
comunicación telefónica cuando se necesita transmitir un mensaje privado o más
complejo a un individuo o grupo pequeño.
Algunas personas dentro de una organización pueden
optar por utilizar este conducto para ahorrar el tiempo y esfuerzo de coordinar
una reunión cara a cara. Comunicación electrónica
Los conductos regulares de comunicación
electrónica abarcan las plataformas de correo electrónico, Internet, intranet y
redes sociales. Es un método de comunicación menos personal, pero es eficiente.
Al usar este conducto se debe tener cuidado de crear mensajes con claridad y
evitar el uso de sarcasmos e insinuaciones, a menos que el mensaje lo requiera
específicamente.
Mensajes escritos La comunicación
escrita debe usarse cuando se debe comunicar a un empleado o grupo un mensaje
que no requiere interacción. Las políticas, cartas, notas, manuales,
amonestaciones, avisos y anuncios son todos mensajes que funcionan bien para
este conducto regular.
ENFOQUE INTEGRAL DE LA ORGANIZACION
Según James Tobin existen varias opciones de realizar un diseño óptimo y por tanto eficaz del trabajo:
• Simplificación: reducción de la especialización del trabajo
• Ampliación: desarrollo del trabajo Rotación: rotación planificada de los trabajadores por diferentes lugares de trabajo
• Enriquecimiento: desarrollo de los contenidos del trabajo, aumentando las habilidades de los empleados y el potencial de crecimiento de estos mediante educación, formación, logros, reconocimiento y responsabilidad.Es imprescindible obtener una orientación procesual para fomentar un enfoque integra de la empresa.
La cultura organizacional es el conjunto de normas, hábitos y valores, que practican los individuos de una organización, y que hacen de esta su forma de comportamiento. Este término es aplicado en muchas organizaciones empresariales actualmente, y por tanto en los hospitales o cualquier organización sanitaria, es un término que debe te
Según James Tobin existen varias opciones de realizar un diseño óptimo y por tanto eficaz del trabajo:
• Simplificación: reducción de la especialización del trabajo
• Ampliación: desarrollo del trabajo Rotación: rotación planificada de los trabajadores por diferentes lugares de trabajo
• Enriquecimiento: desarrollo de los contenidos del trabajo, aumentando las habilidades de los empleados y el potencial de crecimiento de estos mediante educación, formación, logros, reconocimiento y responsabilidad.Es imprescindible obtener una orientación procesual para fomentar un enfoque integra de la empresa.
La cultura organizacional es el conjunto de normas, hábitos y valores, que practican los individuos de una organización, y que hacen de esta su forma de comportamiento. Este término es aplicado en muchas organizaciones empresariales actualmente, y por tanto en los hospitales o cualquier organización sanitaria, es un término que debe te
consideración.
Una norma, aplicado a los temas de gestión, es todo lo que está escrito y aprobado, que rige a la organización, y que debe ser respetado por todos lo integrantes de ella. Una norma debe estar escrita detalladamente en los documentos de gestión empresarial: Manual de organización y funciones, planes de capacitación, planes estratégicos, entre otros.
Un hábito, para efectos de gestión es lo que no está escrito, pero se acepta como norma en una organización. Ejemplo: si en un establecimiento de salud, no se acostumbra fumar, pero no hay norma escrita que lo prohíba, sabiendo que puede ser molestoso para algunos pacientes o trabajadores, este hábito de no fumar es una característica de la cultura organizacional de este establecimiento.
Un valor, es una cualidad que tiene una persona que integra una organización. Ejemplo: sencillez, alegría, responsabilidad, honradez, puntualidad, etc. Los valores también pueden ser negativos (algunos lo llaman antivalores).
Identidad de sus miembros: El grado en que los empleados se identifican con la organización como un todo y no solo con su tipo de trabajo o campo de conocimientos. - Énfasis en el grupo: Las actividades laborales se organizan en torno a grupos y no a personas. - Enfoque hacia las personas: Las decisiones de la administración toman en cuenta las repercusiones que los resultados tendrán en los miembros de la organización. - La integración de unidades: La forma como se fomenta que las unidades de la organización funcionen de manera coordinada e independiente. - El control: El uso de reglamentos, procesos y supervisión directa para controlar la conducta de los individuos. - Tolerancia al riesgo: El grado en que se fomenta que los empleados sean agresivos, innovadores y arriesgados.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: La estructura se define como: la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades en una organización, debe diseñarse de manera que sea perfectamente clara para todos, como; quién debe realizar determinada tarea y quién es responsable por ciertos resultados. Con esto se eliminan las dificultades que ocasiona inconvenientes en la asignación de responsabilidades y se logra una comunicación y toma de decisiones adecuada con los objetivos de la empresa, así la estructura es un medio que se sirve a la organización para conseguir sus objetivos con eficacia.
Una norma, aplicado a los temas de gestión, es todo lo que está escrito y aprobado, que rige a la organización, y que debe ser respetado por todos lo integrantes de ella. Una norma debe estar escrita detalladamente en los documentos de gestión empresarial: Manual de organización y funciones, planes de capacitación, planes estratégicos, entre otros.
Un hábito, para efectos de gestión es lo que no está escrito, pero se acepta como norma en una organización. Ejemplo: si en un establecimiento de salud, no se acostumbra fumar, pero no hay norma escrita que lo prohíba, sabiendo que puede ser molestoso para algunos pacientes o trabajadores, este hábito de no fumar es una característica de la cultura organizacional de este establecimiento.
Un valor, es una cualidad que tiene una persona que integra una organización. Ejemplo: sencillez, alegría, responsabilidad, honradez, puntualidad, etc. Los valores también pueden ser negativos (algunos lo llaman antivalores).
Identidad de sus miembros: El grado en que los empleados se identifican con la organización como un todo y no solo con su tipo de trabajo o campo de conocimientos. - Énfasis en el grupo: Las actividades laborales se organizan en torno a grupos y no a personas. - Enfoque hacia las personas: Las decisiones de la administración toman en cuenta las repercusiones que los resultados tendrán en los miembros de la organización. - La integración de unidades: La forma como se fomenta que las unidades de la organización funcionen de manera coordinada e independiente. - El control: El uso de reglamentos, procesos y supervisión directa para controlar la conducta de los individuos. - Tolerancia al riesgo: El grado en que se fomenta que los empleados sean agresivos, innovadores y arriesgados.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: La estructura se define como: la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades en una organización, debe diseñarse de manera que sea perfectamente clara para todos, como; quién debe realizar determinada tarea y quién es responsable por ciertos resultados. Con esto se eliminan las dificultades que ocasiona inconvenientes en la asignación de responsabilidades y se logra una comunicación y toma de decisiones adecuada con los objetivos de la empresa, así la estructura es un medio que se sirve a la organización para conseguir sus objetivos con eficacia.
organizacional funcional
Facilita considerablemente la supervisión porque cada gerente
sólo debe ser experto en un área limitada de conocimientos y habilidades.
Además, facilita el movimiento de los conocimientos y habilidades
especializadas para su uso en los puntos donde más se necesitan.
Organización por producto.
Organización por producto.
La organización por producto/mercadeo,
reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la
producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado de
productos y/o a todos los que tratan con cierto tipo de cliente.
Organización matricial
Es cuando los empleados tienen, de hecho, dos jefes y es un medio eficiente para reunir las diversas habilidades especializadas que se requieren para resolver un problema complejo
Otra ventaja de la estructura matricial es que concede a la organización una gran posibilidad de ahorrar costos ya que solo se asigna para cada área las personas estrictamente necesarias.
Características básicas de la organización formal
-Consta de escalas jerárquicas o niveles funcionales establecidos en el organigrama.
-Es racional.
-Es característica de la teoría clásica de la administración.
-Según Taylor, defensor de este tipo de organización, esta debe basarse en la división del trabajo y, por consiguiente, en la especialización del obrero, lo que busca una organización funcional súper especializada.
-Presenta una clara distribución de la autoridad y de la responsabilidad.
Organización lineal
la estructura más simple y más antigua. Se basa en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica medieval, en pocas palabras funciona como una dictadura y tiene el principio de la autoridad lineal o principio esencial, con una jerarquía de autoridad en la cual los subalternos obedecen a sus superiores.
Sus características son:
Organización matricial
Es cuando los empleados tienen, de hecho, dos jefes y es un medio eficiente para reunir las diversas habilidades especializadas que se requieren para resolver un problema complejo
Otra ventaja de la estructura matricial es que concede a la organización una gran posibilidad de ahorrar costos ya que solo se asigna para cada área las personas estrictamente necesarias.
Características básicas de la organización formal
-Consta de escalas jerárquicas o niveles funcionales establecidos en el organigrama.
-Es racional.
-Es característica de la teoría clásica de la administración.
-Según Taylor, defensor de este tipo de organización, esta debe basarse en la división del trabajo y, por consiguiente, en la especialización del obrero, lo que busca una organización funcional súper especializada.
-Presenta una clara distribución de la autoridad y de la responsabilidad.
Organización lineal
la estructura más simple y más antigua. Se basa en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica medieval, en pocas palabras funciona como una dictadura y tiene el principio de la autoridad lineal o principio esencial, con una jerarquía de autoridad en la cual los subalternos obedecen a sus superiores.
Sus características son:
Se basa en la dirección única y directa, puede volverse
autoritaria.
-Enfatiza en la función de la jefatura y de mando y la exagera, porque supone la existencia de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo.
-Cuando las tareas realizadas por la organización están estandarizadas, son rutinarias y tienen pocas modificaciones.
Organización de tipo lineal
-La jerarquía (línea) asegura el mando y la disciplina, mientras la especialización (staff) provee los servicios de consultoría y de asesoría.
-Asegura la asesoría especializada e innovadora y mantiene el principio de la autoridad única.
-Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.
Características
-El asesor de staff es generalmente un técnico con preparación profesional, mientras que el hombre de línea se forma en la práctica.
-El asesor generalmente tiene mejor formación académica, pero menor experiencia
Conducto regular de las organizaciones
-Conducto regular, es la cadena jerárquica por así decirlo para notificar, aprobar acciones o situaciones según su importancia, por ejemplo, un problema en un colegio, el alumno notifica el problema al profesor, el profesor lo notifica a la coordinación correspondiente, y de aquí se lleva a rectoría, si es muy grave, en casos menores la solución se encuentra en el maestro o en la coordinación, es como el oren que se le da al manejo de diversas situaciones.
Niveles ocupacionales
-General: control y liderazgo de la empresa
-Administrativa: organización, planea y vigilancia
-Enfatiza en la función de la jefatura y de mando y la exagera, porque supone la existencia de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo.
-Cuando las tareas realizadas por la organización están estandarizadas, son rutinarias y tienen pocas modificaciones.
Organización de tipo lineal
-La jerarquía (línea) asegura el mando y la disciplina, mientras la especialización (staff) provee los servicios de consultoría y de asesoría.
-Asegura la asesoría especializada e innovadora y mantiene el principio de la autoridad única.
-Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.
Características
-El asesor de staff es generalmente un técnico con preparación profesional, mientras que el hombre de línea se forma en la práctica.
-El asesor generalmente tiene mejor formación académica, pero menor experiencia
Conducto regular de las organizaciones
-Conducto regular, es la cadena jerárquica por así decirlo para notificar, aprobar acciones o situaciones según su importancia, por ejemplo, un problema en un colegio, el alumno notifica el problema al profesor, el profesor lo notifica a la coordinación correspondiente, y de aquí se lleva a rectoría, si es muy grave, en casos menores la solución se encuentra en el maestro o en la coordinación, es como el oren que se le da al manejo de diversas situaciones.
Niveles ocupacionales
-General: control y liderazgo de la empresa
-Administrativa: organización, planea y vigilancia
-Talento humano: del personal, nómina y capacitación de la parte humana de la
empresa
-Financiero: todo lo relacionado con contaduría, tesorería y cartera de la empresa
-Mercadeo: la publicidad, estudio de mercado, ventas, promociones
Jerarquía empresarial
1. Director: Administración General
2. Administrativo: Administra planifica y organiza
3. Talento humano: Capacita vincula y organiza personal
4. Financiero: Desembolsos, contabilidad y cartera
5. Mercadeo: Es la base de la empresa, estudios de mercadeo publicidad ventas y promociones
-Financiero: todo lo relacionado con contaduría, tesorería y cartera de la empresa
-Mercadeo: la publicidad, estudio de mercado, ventas, promociones
Jerarquía empresarial
1. Director: Administración General
2. Administrativo: Administra planifica y organiza
3. Talento humano: Capacita vincula y organiza personal
4. Financiero: Desembolsos, contabilidad y cartera
5. Mercadeo: Es la base de la empresa, estudios de mercadeo publicidad ventas y promociones
Concusión
De esta manera llegamos a la conclusión de
que no debemos juzgar sin conocer los motivos y razones de las otras personas,
Seguir el conducto regular es fundamental para el buen funcionamiento del
contexto en que nos encontremos. Antes de tomar alguna decisión
o represaría deberíamos escuchar los motivos y circunstancias del por qué
se hicieron las cosas. Y es necesario tenerlas presentes para el
buen funcionamiento de una organización.
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