NORMAS LINGÜÍSTICAS Y TÉCNICAS DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NORMAS LINGÜÍSTICAS  Y TÉCNICAS DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Introducción

Las Normas lingüísticas comprenden una serie de rasgos gramaticales, o de reglas de uso de la gramática, se entiende como parte del empleo correcto de una lengua determinada. La comunidad de los hablantes de dicha lengua acepta esas reglas propias y las aplica sin mayor dificultad.

Objetivos

General:

• Obtener un modelo de lengua unitario para la enseñanza, los usos oficiales, escritos y formales 
• Expresarse de forma adecuada, oralmente y por escrito, en español.

Específicos: 

• Incentivar la imitación literaria como práctica docente adecuada
• Aprender a como se debería escribir, hablar  y usar el lenguaje.
• Que los estudiantes sepan comunicar sus conclusiones y los conocimientos y razones últimas que las sustentan a públicos especializados y no especializados de un modo claro y sin ambigüedades

Lenguas lingüísticas

Se refiere a lo que establece la comunidad como realizaciones del habla. La originalidad expresiva del individuo que no conoce o no obedece la norma, puede ser tornada como modelo por otro individuo, puede ser imitada y volverse por consiguiente norma. Dentro de la misma comunidad lingüística nacional y dentro del mismo sistema funcional pueden comprobarse varias normas: familiar, popular, culta, estudiantil, entre otras, que son distintas, sobre todo, en lo concerniente al vocabulario, y a menudo, en las formas gramaticales y en la pronunciación.

Al definir el concepto de norma lingüística no se trata de la norma en el sentido corriente, establecida o impuesta según criterios de corrección; sino de la norma objetivamente comprobable en una lengua, la norma que siguen los hablantes necesariamente por ser miembros de una comunidad lingüística y no aquella según la cual se reconoce que «hablan bien».

Lo que en realidad se impone al individuo, limitando su libertad expresiva y comprimiendo las posibilidades ofrecidas por el sistema, dentro del marco fijado por las realizaciones tradicionales, es la norma.

Hjelmslev define la norma como el conjunto de rasgos distintivos que, en la manifestación concreta del sistema de la lengua, permiten reconocer los elementos entre sí. El uso consiste en los fenómenos semántico-fonéticos mediante los cuales el sistema se manifiesta realmente.

Historia

La palabra norma proviene del latín norma, y fue documentada en 1616. Tradicionalmente, se hacía referencia a la norma establecida por la Academia de la Lengua Española, y se consideraba que eran sus dictados los que fijaban el uso y le daban esplendor y unidad al idioma español. Como modelo lingüístico, se tomaba la lengua literaria, siguiendo el patrón latino de imitar las obras de los grandes poetas clásicos, con lo que se aspiraba a lograr la perfección en el uso del lenguaje.

La norma, como aquello que garantiza el uso correcto de la lengua, estuvo siempre presente en la enseñanza tradicional, cuyo fin era dotar al alumno de las reglas que le permitieran establecer las diferencias entre lo correcto y lo incorrecto.

 En los países de habla hispana, tal afán correctivo se sustentaba en el predominio de lo establecido por la Academia en detrimento de los usos generalizados en cada uno de ellos, los que carecían de suficiente prestigio lingüístico.

El rechazo a las normas en las primeras décadas del siglo XX, tuvo lugar a partir del desarrollo de la lingüística sistémica. Los lingüistas comenzaron a utilizar la norma desde otro punto de vista. El concepto de norma se ha ido modificando en la misma medida en que ha avanzado el conocimiento científico acerca del lenguaje, la lengua y el habla.

Características

• La norma lingüística contiene solo lo que en el hablar concreto es repetición de modelos anteriores e implica la eliminación de todo lo que en el habla es aspecto totalmente inédito, variante individual, ocasional o momentánea.

• Está sujeta a limitaciones de orden social (necesidad de comprensión y exactitud) y de orden lingüístico (estabilidad de la lengua).
• Es a la vez, actividad lingüística, producto lingüístico y obligatoriedad.
• La norma es variable, según los límites y la índole de la comunidad.
• Puede coincidir aparentemente con el sistema —cuando el sistema ofrece una única posibilidad—, así como el habla puede coincidir con la norma.
• Diversidad, la lingüística moderna reconoce entre la diversidad de normas, la familiar, culta, la vulgar, la popular y otras.
• Es más limitada que el sistema, pues nace de la asignación de un valor social determinado a ciertas realizaciones del sistema y no al sistema en su totalidad.
• Los conceptos que con respecto a la norma se dan son «normal» y «anormal» y no «correcto» «incorrecto». Muchas veces la «norma normal» no coincide con la «norma correcta».
• Se encuentran en la norma elementos constantes, pero no pertinentes desde el punto de vista funcional porque no se clasifican en el sistema.

Normas lingüísticas y técnicas de la producción documental

Es elaborar y presentar documentos organizacionales: cartas, sobres comerciales circulares, memorandos actas, informes, certificados y constancias, hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.

REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS.

Toda empresa desarrolla actividades que necesitan ser registradas para conservar la memoria del ente jurídico por ello si bien hay documentos estandarizados como facturas comprobantes de ingreso y egresos recibos de caja, estos documentos están legalizados por que la actividad contable está vigilada por el estado, sin embargo otras actividades no vigiladas que por su naturaleza no pueden ser vigiladas.

Aplicar las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuación, reglas ortográficas, el uso de abreviaturas, acrónimos y las normas de redacción general, en la construcción de párrafos.

Aplicar las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuación, reglas ortográficas, el uso de abreviaturas, acrónimos, y las normas de redacción general, en la construcción de párrafos.

Es elaborar y presentar documentos organizacionales:

• Cartas, sobres comerciales.
• Circulares, memorandos.
• Actas, informes.
• Certificados y constancias.
• Hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias.

Conservación de documentos

Obliga a aplicar los principios de la administración moderna, estas actividades las podemos mencionar tales como son:

• Compra de materia prima.
• Llevar cuentas.
• Planeación del trabajo.
• Manejo de recursos humanos.
• Salud ocupacional.

Recomendaciones documentos para su consulta

Como norma general adaptar el mobiliario al documento y no viceversa.

Como norma general los compactos y estanterías fijas deben estar separados de la pared unos 6 cm y la última balda a 20 cm del suelo.

Unidades administrabas involucradas en la elaboración de documentos

Gramática: Normas, conceptos, uso, categorías, reglas ortográficas concepto de sigla, acrónimo abreviatura, conceptos oraciones lógicas, párrafos, redacción semítica, documentos normas técnicas, protocolo, vocabulario puesto de trabajo, papelería, hojas de cálculo y postura corporal.

Reproducción de documentos

Conocimiento de proceso

Los documentos comerciales obligatorios se deben ser conservados por lo menos 10 años contando a partir de la fecha de emisión en orden establecido, incluso los anulados.

Los usos y costumbres que una de las formas más usuales sea archivarlos por orden cronológico decreciente.

Toda empresa desarrolla actividades que necesitan ser registradas para conservar la memoria del ente jurídico por ello si bien hay documentos estandarizados como facturas comprobantes de ingreso y egresos recibos de caja,

 estos documentos están legalizados por que la actividad contable está vigilada por el estado, sin embargo otras actividades no vigiladas que por su naturaleza no pueden ser vigiladas.

Depósito de archivo

Para la consulta de documentos se debe evitar hacer fotocopias y se debe de utilizar otros sistemas alternativos.

Los planos o mapas se consultaran en mesas preparadas para este fin con laterales con algún tipo de sujeción que eviten que se enrollen.

Se evitaran manipulaciones bruscas que puedan quedar marcadas en la superficie.

Revisar que los documentos cumplan con las normas lingüísticas y técnicas de la producción documental,

Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las funciones de unidad administrativa. Digitar textos utilizando la tecnología disponible.

Normatividad Institucional

Los reglamentos y políticas institucionales son documentos aprobados por el Comité Directivo, con el ánimo de asignar deberes y derechos a los miembros de la comunidad y de regular algunas actividades propias del funcionamiento de la Universidad.

Actos Administrativos Y Académicos

EL ACTO ADMINISTRATIVO

Es el medio a través del cual la Administración pública cumple su objetivo de satisfacer los intereses colectivos o públicos. Es la formalización de la voluntad administrativa, y debe ser dictado de conformidad con el principio de legalidad.

El tema del acto administrativo es de suma importancia en el Derecho público, dado que el reconocimiento de un acto como administrativo implica someterlo a un régimen especial que lo diferencia de otras manifestaciones estatales.

Es una materia que ha sido muy discutida en la doctrina jurídica, sosteniéndose diferentes definiciones, según sea el concepto que se tenga, en general, de la función administrativa.

La precisión del concepto de acto administrativo, presupone su ubicación y delimitación dentro del género de los actos jurídicos. En efecto, indudablemente el acto administrativo es una declaración de voluntad que genera efectos en el ámbito del derecho.

 Pero, es evidente también que no basta esa afirmación para aprehender en toda su intensidad y concreción la noción del acto administrativo; es necesario para ello determinar el género próximo al que pertenece y dentro del establecer la diferencia especifica que permite caracterizarlo y distinguirlo de los demás actos jurídicos.

ACTOS ACADEMICOS 

Acto académico, la expresión de acto académico, se aplica para generalizar diversos tipos de actividades académicas, orientadas a la capacitación, educación continua, actualización profesional o mejora continua de las personas, circunscritas en la Educación por extensión o Educación continuada.

Si bien es cierto que la expresión se ocupa para referirse a homenajes, entrega de diplomas, conmemoraciones, etc., en el sentido estricto de los fines de la educación continua se refiere a la diversidad de prácticas en que se desarrollan los programas de esta modalidad educativa. Lo anterior responde a la necesidad de atender de manera pedagógica a las características de los diferentes actos académicos.

Anexo 

Bibliografía 

https://www.ecured.cu/Norma_ling%C3%BC%C3%ADstica

http://conductoregularenunaorganizacion2.blogspot.com/2015/09/actos-administrativos-y-academicos.html

http://normaslinguisticass.blogspot.com/

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CONDUCTO REGULAR

INTRODUCCIÓN

El conducto regular es el medio a través del cual se comunican las personas en una organización para transmitir disposiciones, órdenes, solicitudes, consignas, reclamaciones e informes. Se debe pensar bien qué conductos se usan para completar las diferentes tareas: usar un conducto inapropiado puede generar consecuencias negativas. Los mensajes complejos requieren conductos regulares más ricos que faciliten la interacción, para así garantizar su claridad. En esta red conocida como comunicación, un gerente se convierte en un enlace. Las decisiones y órdenes fluyen hacia arriba, hacia abajo o hacia los lados, dependiendo de la posición del gerente en la red de comunicación.

Objetivos

General

v  Comunicar de forma clara y concretas a la organización, para su funcionamiento eficiente y eficaz

Especifico

v  Tiene la facilidad de informar a sus gerentes, con los empleados para saber lo que tienen, y lo que deben hacer.

v  Brinda la facilidad de que los trabajadores sepan de lo que está sucediendo en la empresa.

v  También nos facilita de sobre las normas de convivencia construida por la comunidad.

Que es el conducto regular

El conducto regular es el medio a través del cual se comunican las personas en una organización para transmitir disposiciones, órdenes, solicitudes, consignas, reclamaciones e informes. Se debe pensar bien qué conductos se usan para completar las diferentes tareas: usar un conducto inapropiado puede generar consecuencias negativas.

Los mensajes complejos requieren conductos regulares más ricos que faciliten la interacción, para así garantizar su claridad. En esta red conocida como comunicación, un gerente se convierte en un enlace. Las decisiones y órdenes fluyen hacia arriba, hacia abajo o hacia los lados, dependiendo de la posición del gerente en la red de comunicación.

Un buen gerente debe inspirar, dirigir y organizar a sus empleados de manera eficiente, y para esto las herramientas óptimas son la palabra hablada y escrita. Para que exista un buen flujo de información y para que un gerente pueda manejar a sus empleados, debe existir un conducto regular efectivo.

                                          

En una organización la información fluye hacia arriba, hacia abajo y hacia los lados. Este flujo de información se conoce como comunicación. Los conductos regulares se refieren a la forma en la que esta información fluye dentro de la organización y con otras organizaciones.

Un elemento importante del proceso de comunicación es el mecanismo de retroalimentación entre la gerencia y los empleados.

Con este mecanismo los empleados informan a los gerentes que han entendido la tarea que tienen entre manos. Por otro lado, los gerentes les brindan a los empleados comentarios e indicaciones sobre el trabajo de los mismos.

Importancia

Un quiebre en el conducto regular conduce a un flujo ineficiente de la información: los empleados desconocen lo que la compañía espera de ellos, no están informados de lo que está sucediendo en la empresa.

Esto hará que sospechen de los motivos de cualquier cambio en la empresa. Además, sin una comunicación efectiva, los empleados se hacen más partidarios de su departamento que de la empresa, afectando esto su toma de decisiones y productividad.

Eventualmente, esto también daña los objetivos generales de la organización. Por tanto, para que una organización funcione de manera efectiva, un buen gerente debe ser capaz de comunicarle a sus empleados lo que se espera de ellos. 

Igualmente debe asegurarse de que los empleados estén al tanto de las políticas de la compañía y de cualquier cambio futuro.

Por tanto, los gerentes deberían implementar un conducto regular efectivo para optimizar la productividad de los trabajadores, a fin de garantizar el buen funcionamiento de la organización.

Tipos de conducto regular

Conductos regulares formales: Un conducto regular formal transmite información tal como objetivos, políticas y procedimientos de una organización. Los mensajes en este tipo de conducto regular siguen una cadena de mando.Esto significa que la información fluye de un gerente a sus subordinados, y ellos a su vez transmiten la información al siguiente nivel del personal.

Conductos regulares informales: Dentro de un ambiente formal de trabajo siempre existe una red de comunicación informal. La estricta red jerárquica de comunicación formal no puede funcionar eficientemente por sí misma. Por tanto, existe otro conducto regular fuera de esta red.

Si bien este tipo de conducto regular puede interrumpir la cadena de mando, un buen gerente debe encontrar un fino equilibrio entre el conducto regular formal y el informal.

: A veces la comunicación que tiene lugar dentro de una organización es interpersonal. Si bien el acta de una reunión pudiera ser un tema de discusión entre los empleados, los deportes, la política y los programas de televisión también forman parte de sus conversaciones.

                                   

El conducto regular no oficial en una organización es como un “club”. Es a través del club que circulan los rumores. Los participantes del club conforman grupos, lo cual se traduce en amistades fuera de la organización.

La información que circula en el club es muy exagerada y puede causar alarma innecesaria a los empleados. Un buen gerente debe tener acceso a la información que circula en este conducto regular no oficial y debe tomar medidas positivas para evitar que fluya información falsa.


Cara a cara

La comunicación cara a cara o personal es uno de los conductos regulares más efectivos que se puede utilizar dentro de una organización.

La presencia física, el tono de voz y las expresiones faciales ayudan a los destinatarios de un mensaje a interpretarlo mejor.

Este es el mejor conducto para usar en mensajes complejos o cargados emocionalmente. Permite la interacción entre el hablante y los destinatarios para aclarar cualquier ambigüedad.

Comunicación telefónica

Se debe usar un conducto regular de comunicación telefónica cuando se necesita transmitir un mensaje privado o más complejo a un individuo o grupo pequeño.

Algunas personas dentro de una organización pueden optar por utilizar este conducto para ahorrar el tiempo y esfuerzo de coordinar una reunión cara a cara. Comunicación electrónica

Los conductos regulares de comunicación electrónica abarcan las plataformas de correo electrónico, Internet, intranet y redes sociales. Es un método de comunicación menos personal, pero es eficiente. Al usar este conducto se debe tener cuidado de crear mensajes con claridad y evitar el uso de sarcasmos e insinuaciones, a menos que el mensaje lo requiera específicamente.

Mensajes escritos La comunicación escrita debe usarse cuando se debe comunicar a un empleado o grupo un mensaje que no requiere interacción. Las políticas, cartas, notas, manuales, amonestaciones, avisos y anuncios son todos mensajes que funcionan bien para este conducto regular.

ENFOQUE INTEGRAL DE LA ORGANIZACION
Según James Tobin existen varias opciones de realizar un diseño óptimo y por tanto eficaz del trabajo:
• Simplificación: reducción de la especialización del trabajo
• Ampliación: desarrollo del trabajo Rotación: rotación planificada de los trabajadores por diferentes lugares de trabajo
• Enriquecimiento: desarrollo de los contenidos del trabajo, aumentando las habilidades de los empleados y el potencial de crecimiento de estos mediante educación, formación, logros, reconocimiento y responsabilidad.Es imprescindible obtener una orientación procesual para fomentar un enfoque integra  de la empresa.
La cultura organizacional es el conjunto de normas, hábitos y valores, que practican los individuos de una organización, y que hacen de esta su forma de comportamiento. Este término es aplicado en muchas organizaciones empresariales actualmente, y por tanto en los hospitales o cualquier organización sanitaria, es un término que debe te

                                                              

consideración.
Una norma, aplicado a los temas de gestión, es todo lo que está escrito y aprobado, que rige a la organización, y que debe ser respetado por todos lo integrantes de ella. Una norma debe estar escrita detalladamente en los documentos de gestión empresarial: Manual de organización y funciones, planes de capacitación, planes estratégicos, entre otros.
Un hábito, para efectos de gestión es lo que no está escrito, pero se acepta como norma en una organización. Ejemplo: si en un establecimiento de salud, no se acostumbra fumar, pero no hay norma escrita que lo prohíba, sabiendo que puede ser molestoso para algunos pacientes o trabajadores, este hábito de no fumar es una característica de la cultura organizacional de este establecimiento.
Un valor, es una cualidad que tiene una persona que integra una organización. Ejemplo: sencillez, alegría, responsabilidad, honradez, puntualidad, etc. Los valores también pueden ser negativos (algunos lo llaman antivalores).
Identidad de sus miembros: El grado en que los empleados se identifican con la organización como un todo y no solo con su tipo de trabajo o campo de conocimientos. - Énfasis en el grupo: Las actividades laborales se organizan en torno a grupos y no a personas. - Enfoque hacia las personas: Las decisiones de la administración toman en cuenta las repercusiones que los resultados tendrán en los miembros de la organización. - La integración de unidades: La forma como se fomenta que las unidades de la organización funcionen de manera coordinada e independiente. - El control: El uso de reglamentos, procesos y supervisión directa para controlar la conducta de los individuos. - Tolerancia al riesgo: El grado en que se fomenta que los empleados sean agresivos, innovadores y arriesgados.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: La estructura se define como: la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades en una organización, debe diseñarse de manera que sea perfectamente clara para todos, como; quién debe realizar determinada tarea y quién es responsable por ciertos resultados. Con esto se eliminan las dificultades que ocasiona inconvenientes en la asignación de responsabilidades y se logra una comunicación y toma de decisiones adecuada con los objetivos de la empresa, así la estructura es un medio que se sirve a la organización para conseguir sus objetivos con eficacia.

organizacional funcional

Facilita considerablemente la supervisión porque cada gerente sólo debe ser experto en un área limitada de conocimientos y habilidades. Además, facilita el movimiento de los conocimientos y habilidades especializadas para su uso en los puntos donde más se necesitan.
Organización por producto.

La organización por producto/mercadeo,

reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado de productos y/o a todos los que tratan con cierto tipo de cliente.

Organización matricial

Es cuando los empleados tienen, de hecho, dos jefes y es un medio eficiente para reunir las diversas habilidades especializadas que se requieren para resolver un problema complejo
Otra ventaja de la estructura matricial es que concede a la organización una gran posibilidad de ahorrar costos ya que solo se asigna para cada área las personas estrictamente necesarias.

Características básicas de la organización formal

-Consta de escalas jerárquicas o niveles funcionales establecidos en el organigrama.
-Es racional.
-Es característica de la teoría clásica de la administración.
-Según Taylor, defensor de este tipo de organización, esta debe basarse en la división del trabajo y, por consiguiente, en la especialización del obrero, lo que busca una organización funcional súper especializada.
-Presenta una clara distribución de la autoridad y de la responsabilidad.

Organización lineal
la estructura más simple y más antigua. Se basa en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica medieval, en pocas palabras funciona como una dictadura y tiene el principio de la autoridad lineal o principio esencial, con una jerarquía de autoridad en la cual los subalternos obedecen a sus superiores.

Sus características son:
                                                                           

Se basa en la dirección única y directa, puede volverse autoritaria.
-Enfatiza en la función de la jefatura y de mando y la exagera, porque supone la existencia de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo.
-Cuando las tareas realizadas por la organización están estandarizadas, son rutinarias y tienen pocas modificaciones.

Organización de tipo lineal

-La jerarquía (línea) asegura el mando y la disciplina, mientras la especialización (staff) provee los servicios de consultoría y de asesoría.
-Asegura la asesoría especializada e innovadora y mantiene el principio de la autoridad única.
-Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.

Características
-El asesor de staff es generalmente un técnico con preparación profesional, mientras que el hombre de línea se forma en la práctica.
-El asesor generalmente tiene mejor formación académica, pero menor experiencia

Conducto regular de las organizaciones
-Conducto regular, es la cadena jerárquica por así decirlo para notificar, aprobar acciones o situaciones según su importancia, por ejemplo, un problema en un colegio, el alumno notifica el problema al profesor, el profesor lo notifica a la coordinación correspondiente, y de aquí se lleva a rectoría, si es muy grave, en casos menores la solución se encuentra en el maestro o en la coordinación, es como el oren que se le da al manejo de diversas situaciones.
Niveles ocupacionales

-General: control y liderazgo de la empresa
-Administrativa: organización, planea y vigilancia

-Talento humano: del personal, nómina y capacitación de la parte humana de la empresa
-Financiero: todo lo relacionado con contaduría, tesorería y cartera de la empresa
-Mercadeo: la publicidad, estudio de mercado, ventas, promociones

Jerarquía empresarial

1. Director: Administración General
2. Administrativo: Administra planifica y organiza
3. Talento humano: Capacita vincula y organiza personal
4. Financiero: Desembolsos, contabilidad y cartera
5. Mercadeo: Es la base de la empresa, estudios de mercadeo publicidad ventas y promociones

Concusión

De esta manera llegamos a la conclusión de que no debemos juzgar sin conocer los motivos y razones de las otras personas, Seguir el conducto regular es fundamental para el buen funcionamiento del contexto en que nos encontremos. Antes de tomar alguna decisión o represaría deberíamos escuchar los motivos y circunstancias del por qué se hicieron las cosas. Y es necesario tenerlas presentes para el buen funcionamiento de una organización.

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